¿Qué es la contabilidad electrónica?
La contabilidad electrónica es la obligación de enviar mensualmente la información contable al SAT a través de su portal, conforme al artículo 28, fracción III del Código Fiscal de la Federación. Esta obligación surge de las reformas fiscales que buscan modernizar y digitalizar el cumplimiento tributario en México.
¿Qué archivos se deben enviar?
Los contribuyentes deben enviar los siguientes archivos en formato XML:
- Catálogo de cuentas utilizado en el periodo
- Balanza de comprobación mensual
- Pólizas y auxiliares con identificación del folio fiscal CFDI (cuando sean requeridos)
Características importantes
- Se mantienen los marcos contables vigentes: NIF, IFRS y US GAAP
- Toda la información debe estar en idioma español
- Se requiere un mínimo de dos niveles de reporte en el catálogo de cuentas
- La balanza de comprobación mensual es obligatoria aun cuando no haya movimientos
- Las modificaciones al catálogo de cuentas deben reportarse
¿Quiénes están obligados y desde cuándo?
Primera etapa (enero 2015)
- Instituciones del sistema financiero
- Contribuyentes con ingresos iguales o superiores a $4,000,000 en 2013
Segunda etapa (enero 2016)
- Contribuyentes con ingresos menores a $4,000,000
- Sector primario
- Organizaciones sin fines de lucro
- Contribuyentes registrados entre 2014 y 2016
Exentos
Los contribuyentes bajo el Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales e Incorporación Fiscal que utilicen el módulo "Mis Cuentas" del SAT quedan relevados de esta obligación.
Plazos de envío
Envío mensual de balanza de comprobación
| Tipo de contribuyente | Plazo |
|---|---|
| Personas morales | 3 a 5 días hábiles después del segundo mes siguiente al periodo |
| Personas físicas | 3 a 5 días hábiles después del segundo mes siguiente al periodo |
| Emisores de valores bursátiles | 3 días hábiles después del cierre trimestral |
| Sector primario (semestral) | 3 a 5 días hábiles después del segundo mes del semestre |
Balanza de cierre del ejercicio
| Tipo | Fecha límite |
|---|---|
| Personas morales | 20 de abril |
| Personas físicas | 22 de abril |
Formato de nombres de archivos
Los archivos deben seguir el formato: RFC + Ejercicio + Periodo + Clave + .zip
Las claves de identificación son:
| Clave | Archivo |
|---|---|
| CT | Catálogo de cuentas |
| BN | Balanza de comprobación normal |
| BC | Balanza de comprobación complementaria |
| PL | Pólizas del periodo |
| XC | Auxiliar de cuenta/subcuenta |
| XF | Auxiliar de folios |
Ejemplo: XAXX010101000202401BN.zip (Balanza normal de enero 2024)
¿Cómo se envía?
- Los archivos se comprimen en formato ZIP
- Se envían a través del Buzón Tributario del SAT
- Se requiere firma electrónica (e.firma) vigente
- El SAT proporciona una herramienta de validación en línea
¿Cuándo se requieren pólizas y auxiliares?
Las pólizas y auxiliares contables solo deben enviarse cuando:
- El SAT inicia un procedimiento de verificación o auditoría
- El contribuyente solicita una devolución o compensación de impuestos
Corrección de errores
| Situación | Plazo para corregir |
|---|---|
| Modificación a datos contables | 5 días hábiles después del cambio |
| Rechazo técnico en los últimos 2 días del plazo | 5 días hábiles después de la notificación |
Cuentas que deben reportarse
Todas las cuentas que presenten saldos o movimientos deben incluirse:
- Activo (cuentas de bienes y derechos)
- Pasivo (cuentas de obligaciones)
- Capital (cuentas de patrimonio)
- Ingresos (ventas y otros ingresos)
- Costos y gastos (erogaciones del periodo)
- Resultado integral de financiamiento
- Cuentas de orden (pueden reportarse solo al cierre del ejercicio)
Días hábiles
Conforme al artículo 12 del Código Fiscal de la Federación, no se consideran días hábiles: sábados, domingos, días festivos nacionales y periodos vacacionales de la autoridad fiscal.
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